Board service: Every board needs a bit of maintenance

Conselho de Serviços: Cada conselho precisa de um pouco de manutenção

Para todas as diferenças entre as 40 organizações regionais (capítulos) e um organização temática no movimento Wikimedia, há uma característica que é encontrada em todas as organizações registadas Wikimedia: baseado em um trabalho voluntário supervisão e controle comitê. Para a Fundação Wikimedia, que é o Conselho de Curadores, a Wikimedia França, é o Conseil d’administration com Wikimedia Alemanha, é o Präsidium, e, claro, há uma série de outros nomes diferentes. Para simplificar, aqui eu uso a curto prazo “conselho” para todos esses órgãos.

Ativar o Conselho para fazer o seu trabalho

Nós, muitas vezes, somos um dado adquirido que um comité composto por indivíduos com diferentes expectativas, experiências e conhecimentos, pode encontrar seu caminho em suas tarefas apenas por si mesmo. Isso consegue-se bem e de forma eficaz, agindo sempre e se comunicando abertamente e profissionalmente. Mas isso pode realmente ser sempre assumido? Não, de fato, é extremamente difícil de se unir como um grupo para descobrir os pontos fortes e fracos, e construir a confiança? Duas coisas que eu acho que são essenciais para quadros funcionais: a) a capacidade e a vontade de delegar e b) a capacidade e a vontade de aceitar e promover posições diferentes e confronto construtivo dentro do conselho. Ambos só são possíveis se o comitê concordou com as normas e procedimentos internos básicos, e se ele aceita que ele precisa evoluir constantemente como um corpo.

Um conselho precisa manter o ritmo com o desenvolvimento da organização, para cumprir as suas obrigações de supervisão em cada fase do desenvolvimento da organização, e ao mesmo tempo apoiar a organização, promover o seu desenvolvimento e enquadrar a sua direção estratégica. Se toda a diretoria lida com a questão de como tornar-se ou manter-se como capaz de trabalhar, ele está sendo executado em círculos, e as tarefas não são realizadas. O que poderia ser mais apropriado do que confiar a um grupo menor com estas questões, aliviando, assim, todo o corpo imensamente?

BGC – um comitê em segundo plano

Desde 2010 existe um grupo no conselho da Wikimedia Foundation: o Comitê Gestor da Diretoria (BGC), cujo presidente eu tenho sido desde que ingressei na Câmara em 2012. Por que estou fazendo esse tipo de trabalho, em particular? Eu realmente acho que seja divertido para lidar com políticas e desenvolvimento de processos. Eu acredito que é geralmente útil ter um recurso para olhar as coisas, um recurso que é compreensível para todos, e eu sei que o Conselho de Diretores ainda não atingiu a sua própria concepção ideal de um conselho. E para isso, eu posso e eu quero fazer uma contribuição. Mesmo que nós publiquemos o nosso agenda anual e as minutas de nossas reuniões em Meta, o nosso trabalho é, naturalmente, mais a fundo e só do conhecimento de algumas pessoas.

O propósito da BGC é garantir que o Conselho cumpra suas obrigações legais e fiduciários, e que melhore a sua função de controle, eficiência e eficácia. Parece bom, mas o que isso significa? Tradicionalmente, a BGC cuida da composição do conselho, encontrar candidatos adequados e preparar os compromissos. Desde o Conselho de Administração da Fundação só em parte é composta por membros do conselho nomeados, e consideramos áreas adicionais, tais como as políticas e nossa própria avaliação será tão importante quanto a composição do conselho, a nossa BGC tem um âmbito âmplo de tarefas. Em essência, o BGC da Wikimedia Foundation cuida de três áreas: 1. políticas e processos, 2. composição do conselho, 3. formação e avaliação do conselho.

Especificamente , isso inclui – por exemplo – o Handbook Board, a busca de novos membros do conselho, como mais recentemente Ana Toni, o apoio da comunidade e Wikimedia organizações nos respectivos processos de seleção de conselheiros pelas ligações do Conselho ou uma Comissão de Eleições, o feedback de 360 ​​graus para os membros da diretoria e da avaliação de todo o corpo. Este último está ocorrendo atualmente em estreita colaboração com o HR Comitê. Nos negócios dos conselheiros, o BGC está posicionado especialmente bem para questionar regularmente os processos e threads. De tempos em tempos , isso inclui lembrar o Conselho de se concentrar em tarefas que ninguém mais pode fazer. Dependendo do tamanho e estrutura da organização, isso pode significar coisas diferentes. Por exemplo, o conselho da Wikimedia Foundation em si mesma não criar o plano anual, que é o trabalho da ED, na pessoa de Sue Gardner (veja o resumo do processo). Nossa responsabilidade como o Conselho é fornecer dados diretos para o planejamento anual. Em contraste, as organizações sem empregados em tempo integral, o plano anual é criado pelo próprio conselho. É importante identificar esta área explícita de responsabilidade de cada conselheiro. Porque esse é o desafio a enfrentar, o que deve ser o principal foco de qualquer Conselho.

O desenvolvimento não é um fim em si mesmo

A Diretoria não deve apenas cuidar de si mesmo – mas não pode perder de vista o seu próprio desenvolvimento, tampouco. Sob a hipótese de que a constelação do Conselho de Administração no wikiverse muda de forma relativamente rápida, deve garantir a tornar-se capaz de trabalhar de forma eficaz dentro de um curto espaço de tempo (e continuam a sê-lo). O conselho deve se desenvolver organizadamente, porque só então ele pode garantir uma cooperação confiante e frutuosa no quadro e – se for o caso – entre o conselho e a gestão. Regularmente questionar seus próprios métodos de trabalho e auto-concepção é parte disso. O truque consiste em implementar os procedimentos e processos legais ou racionais necessárias, sem perder-se em uma gaiola de regras. Um grupo de trabalho, se ele é chamado BGC ou completamente diferente, pode dar uma ajuda preciosa – em cada conselho.

Eu estou ansioso para a oficina de capacitação Conselhos Oficina de Treinamento no início de março, em Londres. Todos nós poderemos aprender uns com os outros, só ainda não encontramos o caminho certo para compartilhar nossas idéias e experiências nesta matéria.

“Alice Wiegand (User:Lyzzy) tem vindo a servir no Conselho de Curadores WMF desde 2012 como um capítulo administrador selecionado. Ela esteve envolvida com questões de capítulos e movimento por muitos anos e serviu no Conselho de Wikimedia Deutschland em 2008-2011.”

Bahasa Indonesia

Layanan Dewan: Setiap dewan membutuhkan sedikit pemeliharaan

Untuk semua perbedaan diantara 40 organisasi regional (majelis) dan satu organisasi tematik di gerakan Wikimedia, salah satu fiturnya dapat ditemukan di semua organisasi terdaftar Wikimedia: yaitu berdasarkan kesukarelaan komite pengawasan dan pengendalian. Untuk Yayasan Wikimedia, ada Dewan Pengawas, di Wikimedia Perancis, ada Conseil d’administration, di wikimedia Jerman, ada Präsidium, dan tentunya masih banyak lagi dengan nama lain. Untuk kemudahan, kami disini memberikan nama pendek “dewan” untuk semua badan organisasi.

Memudahkan dewan melakukan pekerjaan mereka

Kami juga sering mengetahui bahwa komite terdiri dari individual-individual dengan harapan, pengalaman, dan pengetahuan yang dapat menemukan cara untuk menyelesaikan tugasnya dengan sendirinya. Komite tersebut dapat mengatur diri mereka dengan baik dan efektif, selalu bekerja dan berkomunikasi secara terbuka dan profesional. Namun dapatkah itu selalu dapat diasumsikan? Bukankah pada kenyataannya sangat sulit untuk bekerja bersama-sama dalam tim untuk memahami kekuatan dan kelemahan setiap individual, dan membangun kepercayaan? Dua hal saya pikir sangat penting untuk dewan fungsional; kemampuan dan kerelaan untuk menerima dan mempromosikan setiap posisi dan konfrontasi yang konstruktif secara berbeda di dalam dewan. Keduanya hanya akan terjadi jika komite telah menyetujui peraturan dan prosedur internal yang dasar, dan jika diterima maka akan berevolusi secara konstan sebagai sebuah lembaga.

Dewan perlu menjaga langkah dengan pengembangan organisasi, untuk memenuhi kewajiban pengawasan pada setiap tahap pengembangan organisasi, dan pada waktu yang sama mendukung organisasi, mempromosikan pengembangannya dan kerangangka arah strateginya. Jika seluruh dewan setuju dengan pertanyaan bagaimana untuk menjadi atau bagaimana untuk tetap dapat bekerja, bekerja di dalam lingkaran serta tugas yang tidak dilakukan. Apa yang dapat lebih tepat dari mempercayai kelompok kecil dengan masalah ini, sehingga meringkankan tugas lembaga secara keseluruhan?

BGC – komite yang melatar belakangi

Sejak 2010 terdapat kelompok di lembaga dari Wikimedia Foundation: Board Governance Committee (BGC), di mana saya sebagai ketua telah bergabung dengan dewan sejak 2012. Mengapa saya melakukan pekerjaan ini secara khusus? Saya benar-benar menemukan minat untuk bertransaksi dengan kebijaksanaan dan pengembangan dari proses. Saya percaya bahwa secara umum sangat membantu untuk menemukan sumber daya untuk mencari apapun, sumber daya yang dimengerti oleh semua orang, dan saya tahu bahwa Dewan Pengawas belum mencapai konsep yang ideal untuk dewan. Dan untuk ini, saya dapat dan saya ingin untuk memberikan kontribusi. Walaupun kami telah menerbitkan agenda tahunan dan pertemuan di Meta, pekerjaan kami tentu saja berada di belakang layar dan hanya diketahui oleh beberapa orang saja.

Tujuan BCG ialah untuk menyakinkan bahwa Dewan memenuhi kewajiban pergadaian dan keabsahan, dan meningkatkan fungsi kontrol, efisiensi dan efektivitasnya. Kedengarannya bagus, namun apa artinya? Secara tradisional, BGC mengurus komposisi dari dewan, menemukan kandidat yang tepat dan mempersiapkan pertemuan. Sejak Dewan Foundation hanya sebagian yang terdiri dari anggota dewan tertunjuk, dan kami mempertimbangkan area tambahan seperti kebijakan dan evaluasi kami sendiri menjadi sepenting susunan dewan, BGC kami telah memperluas cakupan tugas. Secara esensial, BGC Wikimedia Foundation mengurusi tiga area: 1. Kebijakan dan proses, 2. Susunan dewan, 3. Pelatiahan dan evaluasi dewan.

Khususnya, hal ini termasuk -contohnya- Buku pegangan anggota Dewan, perekrutan anggota dewan paling terbaru Ana Toni, dukungan komunitas dan organisasi Wikimedia di bagian prosed tertentu untuk anggota dewan perwakilan atau komite pemilihan, 360-degree feedback untuk anggota dewan dan evaluasi seluruh badan organisasi. Yang terakhir saat ini sedang berlangsung kerjasama erat dengan Komite Humas. Dalam tugas dewan sehari-hari, ikut diingatkan bahwa Dewan harus berkonsentrasi pada tugas yang dimana orang lain tak dapat lakukan. Tergantung dari ukuran dan struktur organisasi, ini bisa berarti banyak. Contohnya, Dewan Yayasan Wikimedia sendiri tidak menentukan jadwal tahunan, dikarenakan penentuan tersebut adalah tugas ED, orangnya adalah Sue Gardner (lihat ringkasan proses). Tugas kami sebagai Dewan adalah untuk menyediakan masukan langsung untuk perencanaan tahunan. Sebaliknya, dalam organisasi dengan pegawai tetap, rencana tahunan dilakukan oleh dewan itu sendiri. Sangatlah penting untuk menentukan area tugas untuk tiap dewan. Dikarenakan banyak halangan yang akan dihadapi, yang tentu harus menjadi fokus utama Dewan.

Pengembangan bukanlah tujuan akhir

Dewan tidak boleh hanya mengurus hal ini – tetapi juga tidak hilang sasaran pada pengembangannya sendiri. Dengan asumsi konstelasi Dewan di dunia wiki yang secara relatif terus berganti, diharuskan mampu bekerja secara efektif dalam waktu yang pendek (dan berterusan). Dewan harus berkembang dan bergerak seperti organisasi, dikarenakan hanya dengan ini dapat dipastikan kepercayaan dan hasil dari kerja sama dalam dewan dan -mungkin saja- di antara dewan dan manajemen. Secara reguler mengevaluasi metode pekerjaan sendiri dan pembuatan konsep sendiri adalah bagian dari ini. Triknya adalah untuk menerapkan prosedur dan proses yang legal dan rasional, tanpa kehilangan arah di kungkungan peraturan. Kelompok kerja, terserah apakah itu BGC atau sesuatu yang berbeda sama sekali, dapat memberikan dukungan yang berharga – di setiap kedewanan.

Saya menantikan untuk ikut serta di Lokakarya Pelatihan Dewan diawal maret nanti di London. Kami dapat mempelajari satu sama lainnya, kami hanya belum menemukan jalan yang tepat untuk membagi ide dan pengalaman tentang hal ini.

Alice Wiegand (User:Lyzzy) telah melayani Dewan Pengawas WMF sejak tahun 2012 sebagai anggota Majelis yang dipercaya. Dia telah terlibat dengan majelis dan isu isu organisasi untuk beberapa tahun dan melayani Dewan Wikimedia Jerman dari tahun 2008 sampai pada tahun 2011.

Français

Service au Board : chaque Board a besoin d’un peu de maintenance

Pour toutes les différences au sein des organisations régionales (chapters) et l’organisation thématique du mouvement Wikimedia, il y a une caractérisque qui est commune à toutes les organisations Wikimedia connues : un comité de contrôle et de supervision composé de volontaires. Pour la Wikimedia Foundation, c’est le Board of Trustees, à Wikimédia France c’est le Conseil d’administration, pour Wikimedia Deutschland c’est le Präsidium et bien sûr il y a un certain nombre d’autres noms différents. Par simplicité, j’utilise ici le raccourci de « Board » pour tous ces organes.

Permettre au Board de faire son travail

Nous prenons souvent pour acquis qu’un comité composé de personnes avec différentes attentes, expériences et connaissances peut trouver lui-même sa façon de fonctionner et de se répartir les tâches lui-même. Il gère ainsi correctement et de façon effective, toujours en agissant et en communiquant de façon ouverte et professionnelle. Mais peut-il toujours être assumé ? En fait n’est-ce pas extrêmement difficle de se regrouper pour découvrir les forces et faiblesses individuelles et pour bâtir la confiance ? Deux choses sont, je pense, essentielles pour des Boards fonctionnels : a) la capacité et la volonté de déléguer et b) la capacité et la volonté d’accepter et de promouvoir différents points de vue et confrontations constructives au sein du Board. Les deux ne sont possibles que si le comité s’est mis d’accord sur des règles et procédures internes de base et s’il accepte que ces règles aient besoin d’évoluer d’un seul bloc.

Un Board a besoin de conserver le rythme du dévelopement de l’organisation pour remplir ses obligations de supervision à chaque étape de développement de l’organisation et même temps soutenir l’organisation, promouvoir son développement et montrer sa direction stratégique. Si le Board entier gère la question de comment devenir ou comment rester capable de travailler, il tourne en boucles et les tâches ne sont terminées. Que peut-il faire de mieux que de faire confiance à un petit groupe pour ces questions, plutôt que de se reposer entièrement sur le Board ?

BGC – un comité en toile de fond

Depuis 2010 il y a un tel groupe au sein du Board de la Wikimedia Foundation : le Comité de gouvernance du Board (Board Governance Committee, BGC) que je préside depuis que j’ai rejoins le Board en 2012. Pourquoi fais-je ce type de travail en particulier ? Je trouve qu’il est sympa de gérer les règles et le développement de processus. Je pense qu’il est généralement utile d’avoir une ressource sur laquelle on peut rechercher des choses, une ressource qui soit compréhensible par tous, et je sais que le Board of Trustees n’a pas atteint sa propre conception idéale de lui-même en tant que Board. Pour cela, je peux et veux contribuer. Même si nous publions notre agenda annuel et les minutes de nos rencontres sur Meta, notre travail est naturellement plus en toile de fond et connu seulement de quelques personnes.

La raison d’être du BGC est de d’assurer que le Board remplit bien ses obligatoires légales et fiduciaires et qu’il améliore son contrôle interne, son efficience et son efficacité. Cela sonne bien, mais qu’est ce que cela signifie ? De façon traditionnelle, un BGC s’intéresse à la composition du Board, recherche des candidats appropriés et prépare les nominations. Puisque le Board de la Fondation est composé en partie de membres nommés et que nous considérons des domaines complémentaires tels que les règles ainsi que notre propre évaluation qui sont aussi importantes que la composition du Board, notre BGC a un champ étendu de tâches. Par essence, le BGC de la Wikimedia Foundation s’occupe de trois domaines : 1. les règles et processus, 2. la composition du Board, 3. la formation et l’évaluation du Board.

En particulier, cela inclut par exemple le manuel du Board, la recherche de nouveaux membres du Board comme récemment avec Ana Toni, le soutien à la communauté et aux organisations Wikimedia dans les processus respectifs de sélection des membres du Board par les personnes de liaison du Board ou le Comité aux élections, le feedback à 360 degrés pour les membres du Board et l’évaluation de l’organe tout entier. Ce dernier prend place en étroite collaboration avec le Comité RH. Dans le quotidien du Board, le BGC se positionne particulièrement bien pour remettre régulièrement en question les processus et menaces. De temps en temps, cela est par exemple rappeler au Board de se concentrer sur les tâches que personne d’autre ne peut faire. En fonction de la taille et de la structure de l’organisation, cela peut signifier différentes choses. Par exemple, le Board de la Wikimedia Foundation ne crée pas lui-même le plan annuel, c’est le travail de la directrice exécutive en la personne de Sue Gardner (voir le résumé du processus). Notre responsabilité en tant que Board est de donner les orientations pour le plan annuel. Par contraste, dans les organisations sans employés à plein temps, le plan annuel est créé par le Board lui-même. Il est important d’identifier explicitement les domaines de responsabilité dans chaque Board. Étant donné que ceci est un défi à relever, cela devrait être le point principal de focalisation de tout Board.

Le développement n’est pas une fin en soi

Un Board ne s’occupe pas seulement de son propre développement – mais il ne doit pas perdre de vue son propre développement non plus. Sous l’hypothèse qu’une constellation de Board dans le wikimonde change relativement rapidement, il doit être capable de se mettre effectivement au travail en un temps assez court (et continuer sur sa lancée). Le Board doit se développer comme l’organisation le fait car il ne peut que seulement ensuite s’assurer d’une coopération fructueuse et confiante au sein du Board et, le cas échéant, entre le Board et la direction. Remettre régulièrement en question ses propres méthodes de travail et sa propre conception font partie de cela. Le secret est de mettre en œuvre des procédures et processus nécessaires légaux ou rationnels sans se perdre dans une prison de règles. Un groupe de travail, qu’il s’appelle BGC ou autre chose, peut apporter une aide précieuse – dans tout Board.

Je m’intéresserai à l’avenir à l’atelier d’entraînement au métier de membre du Board organisé début mars à Londres. Nous pouvons tous apprendre des autres, nous n’avons juste pas encore trouvé la bonne façon de partager nos idées et expériences dans ce domaine.

Alice Wiegand (User:Lyzzy) sert le Board of Trustees WMF depuis 2012 en tant que membre du Board choisie par les Chapters. Elle s’est auparavant impliquée dans les problématiques du mouvement et des chapters pendant plusieurs années et a servi le Board de Wikimedia Deuschland de 2008 à 2011.