Board service: Every board needs a bit of maintenance

Board-Service – Ein wenig Pflege braucht jedes Board

Bei allen Unterschieden zwischen den 40 regionalen Organisationen (Chapter) und einer thematischen Organisation (Thematic Organization) im Wikiversum gibt es ein Merkmal, dass sich bei allen eingetragenen Wikimedia-Organisationen wiederfindet: ein ehrenamtlich tätiges Aufsichts- und Kontrollgremium. Bei der Wikimedia Foundation ist es das Board of Trustees, bei Wikimedia France das Conseil d’administration, bei Wikimedia Deutschland ist es das Präsidium und natürlich gibt es noch eine Reihe weiterer unterschiedlicher Bezeichnungen. Der Einfachheit halber nutze ich hier den kurzen Begriff “Board” für all diese Gremien.

Das Board arbeitsfähig machen

Wir nehmen es so oft als gegeben hin, dass ein Gremium, zusammengesetzt aus Individuen mit unterschiedlichen Erwartungen, Erfahrungen und Kenntnissen, von alleine in seine Aufgaben findet, diese gut und effektiv bewältigt und dabei immer offen und professionell agiert und kommuniziert. Aber kann das wirklich vorausgesetzt werden? Ist es in Wirklichkeit nicht ungemein schwer, als Gruppe zueinander zu finden, individuelle Stärken und Schwächen herauszufinden und Vertrauen aufzubauen? Zwei Dinge sind meiner Meinung nach unabdingbar für funktionsfähige Boards: a) die Fähigkeit und die Bereitschaft zur Delegation und b) die Fähigkeit und Bereitschaft, unterschiedliche Positionen und konstruktive Konfrontation innerhalb des Boards zu ermöglichen und zu fördern. Beides ist nur möglich, wenn das Gremium sich auf grundlegende interne Regeln und Abläufe geeinigt hat und es akzeptiert, dass es sich als Gremium ständig weiterentwickeln muss.

Ein Board muss mit der Entwicklung der Organisation Schritt halten, um seine Aufsichtspflichten in jedem Entwicklungsstadium der Organisation erfüllen zu können und diese gleichzeitig zu stützen, ihre Entwicklung zu fördern und ihre strategische Ausrichtung zu gestalten. Wenn sich das gesamte Board damit beschäftigt, wie es arbeitsfähig wird oder bleibt, beißt sich die Katze in den Schwanz und die eigentlichen Aufgaben bleiben liegen. Was liegt näher, als mit diesen Fragen eine kleinere Gruppe zu beauftragen und so das gesamte Gremium immens zu entlasten?

BGC – ein Komitee im Hintergrund

Seit 2010 gibt es eine solche Gruppe im Board der Wikimedia Foundation, es ist das Board Governance Committees (kurz BGC), dessen Vorsitzende ich seit meiner Aufnahme in das Board 2012 bin. Warum ich gerade das mache? Ich habe tatsächlich Spaß an der Beschäftigung mit Richtlinien und der Entwicklung von Prozessen. Ich glaube, dass es grundsätzlich hilfreich ist, etwas zum Nachschlagen zu haben, was jeder nachvollziehen kann und ich weiß, dass auch das Board der Foundation seine Ideal-Vorstellung eines Boards noch nicht erreicht hat. Und hierbei kann und möchte ich einen Beitrag leisten. Auch wenn wir unsere jährliche Agenda und die Protokolle unserer Treffen auf Meta veröffentlichen, bleibt unsere Arbeit naturgemäß eher im Hintergrund und ist nur wenigen bekannt.

Zweck des BGC ist es sicherzustellen, dass das Board seine rechtlichen und treuhänderischen Verpflichtungen erfüllt, und dass es seine Steuerungsfunktion, Effizienz und Effektivität verbessert. Klingt gut, aber was bedeutet das? Traditionell kümmert sich ein BGC darum, die Zusammensetzung des Boards zu prüfen, geeignete Kandidaten zu finden und die Ernennungen vorzubereiten. Da das Board der Wikimedia Foundation nur zum Teil aus ernannten Board-Mitgliedern besteht und wir weitere Arbeitsfelder wie Richtlinien und unsere eigene Evaluation für ebenso wichtig wie die Zusammensetzung des Boards erachten, ist das Aufgabenspektrum unseres BGCs erweitert. Im Wesentlichen kümmert sich das BGC der Foundation um drei Bereiche: 1. Richtlinien und Prozesse, 2. Zusammensetzung des Boards, 3. Ausbildung und Bewertung des Boards.

Konkret zählen dazu zum Beispiel das Board-Handbuch, die Suche nach neuen Boardmitgliedern wie zuletzt Ana Toni, die Unterstützung von Community und Wikimedia-Organisationen bei den jeweiligen Auswahlprozessen für Board-Mitglieder durch Board-Kontaktpersonen oder eine Arbeitsgruppe Wahlen, das 360-Grad-Feedback für Board-Mitglieder und die Evaluation des gesamten Gremiums. Letztere erfolgt derzeit in enger Zusammenarbeit mit dem HR-Komitee. Im Tagesgeschäft ist es funktionsbedingt vor allem das BGC, das regelmäßig Abläufe und Diskussionsfäden in Frage stellen kann. Dazu zählt von Zeit zu Zeit auch, das Board daran zu erinnern, sich auf das zu konzentrieren, was niemand sonst machen kann. Abhängig von Größe und Struktur der Organisation kann das unterschiedlich sein. So erstellt das Board der Wikimedia Foundation den Jahresplan nicht selbst, das ist Aufgabe der Geschäftsführung, in Person von Sue Gardner (siehe den Überblick über den Planungsprozess). Unsere Aufgabe als Board ist es aber, richtungsweisenden Input für die Jahresplanung zu geben. Bei regionalen Organisationen ohne hauptamtliche Mitarbeiter wird ein Jahresplan im Gegensatz dazu von dessen Board selbst erstellt. Wichtig ist, diesen expliziten Aufgabenbereich eines jeden Boards zu identifizieren. Denn dem muss es sich stellen, und der sollte auch Arbeitsschwerpunkt eines jeden Boards sein.

Weiterentwicklung ist kein Selbstzweck

Ein Board darf sich nicht nur um sich selbst kümmern – es darf aber seine eigene Weiterentwicklung auch nicht aus den Augen verlieren. Unter der Voraussetzung, dass sich die Konstellation eines Boards im Wikiversum relativ schnell ändert, muss es dafür sorgen, in kurzer Zeit arbeitsfähig und effektiv zu werden (und zu bleiben). Das Board muss sich wie die Organisation weiterentwickeln, denn nur so kann es sicherstellen, dass eine vertrauensvolle und befruchtende Zusammenarbeit im Board und – wenn gegeben – zwischen Board und Geschäftsführung stattfindet. Das regelmäßige Hinterfragen der eigenen Arbeitsweisen und des Selbstverständnisses gehört dazu. Die Kunst dabei ist es, die juristisch notwendigen oder vernünftigen Verfahren und Abläufe einzuführen, ohne sich dabei selbst in einem Käfig aus Vorschriften zu verlieren. Eine Arbeitsgruppe, egal ob sie BGC oder ganz anders heißt, kann hierbei wertvolle Unterstützung leisten – in jedem Board.

Ich freue mich auf den Boards Training Workshop Anfang März in London. Wir alle können voneinander lernen, auch wenn wir noch nicht die richtigen Wege gefunden haben, um uns in diesem Sinne auszutauschen.

Alice Wiegand (User:Lyzzy) ist seit 2012 ein von den regionalen Organisationen ausgewähltes Mitglied im Kuratorium der Wikimedia Foundation. Sie beschäftigt sich seit vielen Jahren mit Belangen der regionalen Organisationen und der Bewegung und war Mitglied des Vorstands von Wikimedia Deutschland von 2008 bis 2011.

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Servicio de la Junta: cada junta necesita algo de mantenimiento

Debido a todas las diferencias entre las cuarenta organizaciones regionales (capítulos) y una organización temática en el movimiento Wikimedia, existe una característica que se encuentra en todas las organizaciones Wikimedia registradas: un comité de supervisión y control integrado por voluntarios. Para la Fundación Wikimedia, esta se trata de la Junta Directiva; en Wikimedia Francia, se trata del Conseil d’administration; en Wikimedia Alemania, es el Präsidium; y por supuesto que hay una serie de otros nombres diferentes. Para simplificar, aquí utilizo el breve término «Junta» para todos esos órganos.

Permitir que la junta pueda hacer su trabajo

A menudo damos por sentado que un comité integrado por individuos con diferentes expectativas, experiencias y conocimientos, puede encontrar su camino en sus tareas por sí mismo. Eso es lo que gestionan bien y efectivamente, siempre actuando y comunicándose abiertamente y profesionalmente. ¿Pero en verdad puede asumirse que siempre es así? ¿No es en los hechos extremadamente difícil reunirse como grupo para descubrir las fortalezas y debilidades individuales, y construir confianza? Creo que son esenciales dos cosas para las juntas funcionales: a) la aptitud y disposición para delegar y b) la aptitud y disposición para aceptar y promover diferentes posiciones y confrontaciones constructivas dentro de la Junta. Ambas son posibles sólo si el comité acordó reglas internas básicas y procedimientos, y si acepta que necesita evolucionar constantemente como órgano.

Una junta tiene que seguir el ritmo de desarrollo de la organización, para cumplir con sus obligaciones de vigilancia en cada etapa del desarrollo de la organización, y al mismo tiempo apoyar a la organización, promover su desarrollo y el marco de su dirección estratégica. Si toda la junta se ocupa de la cuestión de cómo ser o cómo seguir siendo capaz de trabajar, se está ejecutando en círculos, y las tareas no se llevan a cabo. ¿Qué podría ser más apropiado que que confiara a un grupo más pequeño estos temas, aliviando así el cuerpo entero inmensamente?

BGC – un comité en segundo plano

Desde 2010 existe un grupo como esté en la Junta Directiva de la Fundación Wikimedia Comite de Gobernanza de la Junta(Governance Committee o BGC, en inglés), del cual soy presidente desde que me uní a la Junta en 2012. ¿Porqué hago este tipo de trabajo en particular? Actualmente encuentro divertido lidiar con políticas y desarrollo de procesos. Creo que por lo general es útil contar con un recurso para onservar las cosas, un recurso que sea entendible para todos, y sé que la Junta Directiva todavía no ha alcanzado su propia concepción ideal de una Junta; y para ello, Yo puedo y quiero hacer una contribución. A pesar de que publicamos nuestra agenda anual y las actas de nuestras reuniones en Meta, nuestro trabajo es naturalmente mayor en segundo plano y es conocido por pocas personas.

El propósito del BGC es asegurarse de que la Junta cumpla sus obligaciones legales y fiduciarias, y que mejore su función de control, eficiencia y efectividad. Suena bien, pero ¿qué significa esto? Tradicionalmente, un BGC se encarga de la composición de la Junta, buscando candidatos adecuados y preparando los nombramientos. Ya que la Junta Directiva de la Fundación se compone sólo en parte por miembros designados, consideramos otras áreas como políticas y nuestra propia evaluación tan importantes como la composición de la Junta, nuestro BGC tiene un amplio espectro de tareas. En esencia, El comité de Gobernanza de Junta de la Fundación Wikimedia se ocupa de tres áreas: 1. Políticas y procesos, 2. Composición de la Junta, 3. Capacitación y evaluación de la Junta.

Específicamente, esto incluye – por ejemplo – la Guía de la Junta, la búsqueda de miembros nuevos de la Junta como Ana Toni, la más reciente, el apoyo a la comunidad y a las organizaciones de Wikimedia en sus respectivos procesos de selección de miembros de sus Juntas por los coordinadores de la Junta Directiva o un Comité Electoral, la retroalimentación de 360-grados para miembros de la Junta una evaluación completa. Esta última se está llevando a cabo en colaboración con el Comite de Recursos Humanos. En los asuntos cotidianos de la Junta, el BGC está especialmente bien posicionado para cuestionar procesos y subprocesos. Cada cierto tiempo, esto incluye recordar a la Junta concentrarse en tareas específicas que nadie más puede realizar. Dependiente del tamaño y estructura de la organización, esto puede significar diferentes cosas; por ejemplo, la Junta de la Fundación Wikimedia no crea por si misma el plan anual, que es el trabajo del Director Ejecutivo, Sue Gardner (ver el Resumen del proceso). Nuestra responsabilidad como Junta es proporcionar de información directiva par ala planificación anual. En contraste, en las organizaciones que no tienen empleados a tiempo completo, el plan anual lo realiza la Junta en sí misma. Es importante identificar esta área específica de responsabilidad de cada Junta; debido a que este es el desafío a encarar, que debe ser el foco principal de cualquier Junta.

El desarrollo no es un fin en sí mismo

Una Junta no sólo debe ocuparse de si misma – pero tampoco debe perder e vista su propio desarrollo. Asumiendo que la constelación de una Junta cambia relativamente rápido en el wikiuniverso, debe asegurarse de ser capaz de trabajar de manera efectiva en un lapso corto de tiempo (y continuar siéndolo). La Junta debe desarrollarse como lo hace la organización, porque sólo entonces puede asegurarse un cooperación en confianza y fructífera en la junta – y en su caso – entre la junta y la gerencia. Cuestionar regularmente sus propios métodos de trabajo y su concepción de sí mismo es parte de esto. El truco es poner en práctica los procedimientos y procesos legales o racionales necesarios, sin perderse en una jaula de reglas. Un grupo de trabajo, ya sea que se llame Comite de Gobernanza o tenga un nombre completamente diferente, puede proporcionar un valioso apoyo – en cada junta.

Con miras al próximo Taller de capacitación de juntas a principios de marzo en Londres; todos nosotros podemos aprender de cada uno, aún no hemos encontrado la manera correcta de compartir nuestras ideas y experiencias al respecto.

Alice Wiegand (User:Lyzzy) es parte de la Junta directiva de WMF desde 2012 miembro elegido de un Capítulo. Ella ha estado involucrada en aspectos realacionados con el capítulo y el movimiento por varios años y fue parte de la Junta de Wikimedia Alemania desde el 2008 al 2011.