Wikimedia Foundation: Globale Richtlinien Richtlinien & Praktiken

Seit ihrer Gründung im Jahr 2003 ist die Wikimedia Foundation zusammen mit unseren Projekten gewachsen – von einer kleinen Organisation, die ein Start-up-Projekt unterstützte, bis hin zu einer der meistbesuchten Websites der Welt und der größten Online-Communities für Freiwillige. Unsere globale Bewegung von Freiwilligen, darunter Autoren, Entwickler, Administratoren und globale Organisatoren, ist die treibende Kraft hinter dieser Arbeit.

Ob bei der Entwicklung unserer Codebasis, der Verbesserung unserer Software, der Wahrung unseres Rufs, der Verteidigung digitaler Rechte oder der Unterstützung von Zuschüssen, Programmen und Veranstaltungen der Community – die Mitarbeiter der Wikimedia Foundation spielen eine wichtige Rolle im Ökosystem des freien Wissens. Unsere Mitarbeiter/innen leben auf der ganzen Welt und bringen eine Vielzahl von Fähigkeiten aus den Bereichen Technologie, Technik, Produkt, Design, Non-Profit, Unternehmen, Behörden und Freiwilligenarbeit mit. Einige der Mitarbeiter mit der längsten Betriebszugehörigkeit sind seit mehr als fünfzehn Jahren im Wikimedia Movement tätig, während andere neue Wikimedianer sind, die sich für eine gemeinsame Vision begeistern. Wie stellt eine Organisation wie die Wikimedia Foundation Personalsysteme, Richtlinien und Leistungen für so viele verschiedene Umgebungen bereit?

Dies ist der zweite Teil einer Serie von Beiträgen über die Personal-, Einstellungs- und Managementpraktiken der Stiftung, die einen besseren Einblick in die täglichen Abläufe geben sollen. Im ersten Beitrag ging es um unsere “Remote-first”-Mitarbeiter und unseren Ansatz zur globalen Vergütung. Hier erfahren wir, wie wir versuchen, die Unterstützung für unsere Mitarbeiter in allen Regionen der Welt zu harmonisieren. Diese neu geschaffenen “globalen Richtlinien” repräsentieren verschiedene Richtlinien, Praktiken und Vorteile, die unsere Zusammenarbeit als Mitarbeiter/innen in Dutzenden von Ländern erleichtern sollen. Sie dienen als einheitliche und harmonisierte Informationsquelle für die Arbeitspraktiken und Leistungen der Stiftung. Außerdem bieten sie eine klarere Anleitung für Führungskräfte und Mitarbeiter in allen personalbezogenen Prozessen von der Einstellung bis zum Ausscheiden (z. B. Arbeitspraktiken, Sozialleistungen, Vergütung, Karrieremanagement, Lernen und Entwicklung usw.).

Neue Richtlinien zur Unterstützung einer globalen Belegschaft

Vor der Einführung der Globalen Richtlinien in diesem Jahr verwaltete die Wikimedia Foundation in den vielen Ländern, in denen wir Mitarbeiter/innen beschäftigen, eine Vielzahl unterschiedlicher Sozialleistungen und Richtlinien. Die Verwaltung einer Vielzahl lokaler Vorschriften, Anforderungen und Richtlinien ist weitaus komplexer, als sich die meisten Menschen vorstellen können, und hat dem Team für Talent und Kultur der Stiftung erhebliche Investitionen abverlangt. Im Jahr 2022 startete die neue Geschäftsführerin der Stiftung, Maryana Iskander, gemeinsam mit der Abteilung Talent und Kultur ein Projekt, um die Richtlinien der Stiftung in den vielen Ländern, in denen unsere Mitarbeiter/innen tätig sind, einheitlicher zu gestalten und (soweit möglich) zu vereinheitlichen. Ziel dieser Initiative war es, einen grundlegenden Standard für Leistungen und Richtlinien zu schaffen, der dann je nach den spezifischen Anforderungen des jeweiligen Landes angepasst und von der Stiftung von Zeit zu Zeit aktualisiert werden kann. Diese Bemühungen haben mehr als ein Jahr in Anspruch genommen, aber eine erste Version trat im Januar 2023 in Kraft.

Eine der wichtigsten Überlegungen für die globalen Richtlinien war die Schaffung gemeinsamer Ansätze für Mitarbeiter in den USA und außerhalb der USA. Im Dezember 2022 beschäftigte die Wikimedia Foundation rund 711 Mitarbeiter in 57 Ländern (diese Zahlen ändern sich regelmäßig, da Mitarbeiter hinzukommen und gehen). Da die Stiftung in den Vereinigten Staaten registriert ist und dort ihren Hauptsitz hat, ist sie der direkte Arbeitgeber der in den USA ansässigen Mitarbeiter/innen. Wie viele andere Organisationen arbeitet auch die Stiftung mit Arbeitgebern zusammen, die für die Einhaltung finanzieller und rechtlicher Vorschriften sorgen und die rund 49 % der Mitarbeiter außerhalb der USA in der jeweiligen Landeswährung bezahlen. Die Globalen Richtlinien vereinen standardisierte Richtlinien und Leistungen für alle Mitarbeiter der Stiftung mit den spezifischen Unterschieden, die nur für ein bestimmtes Land gelten können.

Schaffung eines gerechteren Ansatzes für alle Mitarbeitenden

Neben den Gehältern sind die Sozialleistungen ein wichtiges Mittel für die Stiftung, um Talente anzuziehen, zu binden und zu halten und den Mitarbeitern Sicherheit für ihr Wohlbefinden zu bieten, damit sie in ihren Aufgaben gut arbeiten können. Alle Mitarbeiter der Stiftung erhalten unabhängig von ihrem Wohnort eine Reihe von Grundleistungen. Dazu gehören ein umfassender Krankenversicherungsschutz, Urlaubs- und Krankheitszeiten sowie der Zugang zu einem Rentenplan. Darüber hinaus erhalten die Mitarbeiter/innen Leistungen, die in ihrem lokalen Umfeld vorgesehen sind, wie z. B. zusätzliche Feiertage. Die globalen Richtlinien haben zu einer stärkeren Standardisierung vieler gemeinsamer Erfahrungen und Bedürfnisse unserer Mitarbeiter geführt. Dazu gehören Erfahrungen wie Elternzeit, wichtige Lebensereignisse oder die Teilnahme an den Kommunalwahlen.

Die Richtlinien haben uns auch die Möglichkeit gegeben, unsere Prozesse beim Ausscheiden von Mitarbeitern aus der Stiftung weltweit besser abzustimmen. Dazu gehört eine neue standardisierte Abfindungsregelung für Mitarbeiter aller Ebenen, die eine einmonatige Abfindung für jedes Jahr ihrer Beschäftigung vorsieht, maximal jedoch neun Monate (es sei denn, die örtlichen Gesetze schreiben etwas anderes vor) – Ausnahmen bedürfen einer gemeinsamen Empfehlung des Leiters der Abteilung Talent & Kultur und des Chefsyndikus mit abschließender Genehmigung durch den CEO. Die Richtlinien haben es uns ermöglicht, diese und andere Richtlinien für die Beschäftigten transparenter zu machen, unabhängig davon, wo sie leben und arbeiten.

Für den Arbeitsalltag von Mitarbeitenden, die aus der Ferne arbeiten, ist es vielleicht noch wichtiger, sowohl die Kultur als auch die Richtlinien zum Zeitmanagement sorgfältig zu berücksichtigen. Die Stiftung bemüht sich um mehr Gerechtigkeit, indem sie ihren Mitarbeitern neben Produktivität und ausreichend Zeit für die Zusammenarbeit über viele verschiedene Zeitzonen hinweg auch Flexibilität und eine ausgewogene Work-Life-Balance bietet. Die meisten Mitarbeiter/innen stimmen ihre Arbeitszeiten mit ihrem Vorgesetzten und ihrem Team ab und achten darauf, dass die gemeinsamen Besprechungszeiten gerecht verteilt werden, damit nicht ein/e einzelne/r Mitarbeiter/in oder Mitarbeiter/innen aus einer bestimmten Region immer zu ungünstigen Zeiten an Besprechungen teilnehmen müssen. Das kann schwierig sein, aber die Teams versuchen auch, voneinander zu lernen. Diese Arbeitsweisen legen in der Regel großen Wert auf Zusammenarbeit, was bei vielen Mitarbeitern zu einem sehr besprechungsintensiven Zeitplan führen kann. Viele Stiftungsmitarbeiter versuchen daher, einen Ausgleich zu schaffen, indem sie sich für Projekte, die Konzentration, Reflexion oder Kreativität erfordern, auch Zeit ohne Sitzungen nehmen.

Als Teil unseres Bekenntnisses zur “Iteration und Anpassung”-Empfehlung der Bewegungsstrategie versucht die Stiftung regelmäßig, mehr über diese Themen von anderen zu erfahren – darunter Wikimedia-Mitgliedsorganisationen, relevante Tech-Organisationen und andere geografisch verteilte NGOs (auch wenn wir noch keine mit mehr anstellenden Ländern gefunden haben!). Dieser Lernprozess wird sich fortsetzen, wenn wir verstehen, was bei anderen funktioniert, und diese Erkenntnisse an unsere spezifischen Bedürfnisse anpassen. Die Mitarbeiter der Stiftung können die neueste Version unserer Richtlinien jederzeit im Intranet der Stiftung einsehen oder sich an unsere Abteilung Talent & Kultur wenden.

In der nächsten Folge dieser Serie wird die Stiftung Informationen über unseren Jahresplan, unsere weltweite Personalvielfalt und die Veröffentlichung unseres Steuerformulars Form 990 für das Finanzjahr 2021-2022 bekannt geben.