Eines der Jahresziele (die sich aus der beschlossenen Dreijahresstrategie ergeben) von Wikimedia Polska war es, in diesem Jahr eine Richtlinie und ein Verfahren gegen Mobbing, Diskriminierung und Belästigung (der Einfachheit halber verwende ich nur den Begriff “Anti-Belästigung”) zu entwickeln und umzusetzen. Die Idee war, den Arbeitsplatz einer Organisation mit 11 Angestellten, zahlreichen Subunternehmern und 5 ehrenamtlichen Vorstandsmitgliedern zu einem sicheren Ort mit hohen Standards zu machen. Die Aufgabe schien einfach zu sein… das entsprechende Dokument zu erstellen, es den Beschäftigten und dem Vorstand mitzuteilen und sich dann daran zu erinnern, dass es existiert. Inzwischen hat sich dieser Weg als schwierig erwiesen und viele Dinge haben uns auf dem Weg überrascht. Und obwohl ich heute sagen kann, dass der Prozess gut gelaufen ist (so weit so gut), war er nicht ohne Stress. Ich hoffe, dass unsere Überlegungen auch anderen helfen werden! Hier sind 5 Dinge, die wir in diesem Prozess gelernt haben.
Bevor ich darauf eingehe, möchte ich kurz die Phasen dieses Prozesses beschreiben:
- Arbeite an den Annahmen.
- Arbeit an dem Verfahrensdokument.
- Konsultationen mit Anwälten.
- Konsultationen mit dem Vorstand (seine Unterstützung und Bereitschaft, das Verfahren umzusetzen, war im Rahmen des Prozesses äußerst wichtig).
- Vorbereitung und Durchführung von Schulungen für die Beschäftigten und den Vorstand über die Anwendung des Verfahrens.
Und hier sind unsere wichtigsten Erkenntnisse aus diesem Prozess:
1. Dies ist ein (wirklich) ernstes Thema.
Ein ernstes Thema erfordert einen ernsten Ansatz. Es mag den Anschein haben, dass Witze dabei helfen, die mit dem Thema verbundenen Spannungen abzubauen, besonders wenn es sich um ein schwieriges Thema handelt. Wir müssen jedoch bedenken, dass manche Menschen in der Vergangenheit Schikanen, Mobbing oder Diskriminierung erlebt haben. Ihre Erfahrungen sind vielleicht noch unverarbeitet und ihre Erinnerungen lebendig. Es ist besser, ernst zu bleiben und die Kolleg/innen zu bitten, auf Anekdoten und Witze zu verzichten.
2. Ein guter Anwalt als Mentor ist von größtem Wert.
Die Arbeit am Verfahren erfordert nicht nur Kenntnisse über gute organisatorische Praktiken, sondern auch über das Gesetz. Das Recht entwickelt sich weiter und manchmal ist es schwierig, mit seiner Entwicklung Schritt zu halten. Gerichtsurteile in bestimmten Fällen können den Blickwinkel auf eine bestimmte Vorschrift verändern. Deshalb empfehlen wir dringend, das Verfahren mit einem erfahrenen Anwalt zu besprechen. In unserem Fall war das eine Anwaltskanzlei, die pro bono für uns tätig war.
3. Jeder verdient Zeit und (sicheren) Raum, um das Thema zu verstehen.
Das Verfahren selbst mag wie ein trockenes Handbuch erscheinen. Aber jeder sollte Zeit haben, es zu lesen, Fragen zu stellen und Zweifel zu äußern. Wenn du über das Verfahren sprichst, musst du manchmal theoretische Beispiele anführen, um besser zu verstehen, wovon die starren, in Rechtssprache geschriebenen Absätze sprechen. Die Visualisierung dieser Art von Ereignissen ist mit viel Fantasie verbunden, und du musst einen sicheren Raum schaffen, in dem die Menschen darüber sprechen können. In unserem Fall wurde dieser Raum während einer Sitzung über die Anwendung des Verfahrens geschaffen. Mitarbeitende und Vorstandsmitglieder signalisierten laufend, wenn ein Thema ihre emotionalen Fähigkeiten überstieg. Die Personen, die die Schulung durchführten, versuchten, auf diese Hinweise zu reagieren, obwohl dies von allen viel Einfühlungsvermögen und Ausgeglichenheit erforderte.
4. Vorbeugung hat höchste Priorität.
Die Anti-Mobbing- und Anti-Belästigungs-Verfahren beschreiben vor allem, welche Mechanismen im Falle eines unerwünschten Verhaltens in der Organisation eingeleitet werden sollten. In der Zwischenzeit ist es am wichtigsten, Präventionsmechanismen zu schaffen – solche, die Mobbing und Diskriminierung verhindern, bevor es dazu kommt. In unserem Fall sind die wichtigsten davon:
- Aufbau einer offenen, respektvollen und wertebasierten Organisationskultur (klingt schön, nicht wahr? in der Realität bedeutet das ständige tägliche Arbeit an der Aufrechterhaltung hoher Standards für Verhalten und Kommunikation);
- Gelegenheit, anonym und sicher über die eigenen Erfahrungen zu sprechen (in einem frühen Stadium, wenn wir noch Zweifel haben, ob eine bestimmte Situation als Belästigung, Mobbing oder Diskriminierung einzustufen ist), und zwar mit ausgewählten, zum Thema Anti-Mobbing-Aktivitäten geschulten Personen, die von der Organisation ernannt werden (in unserem Fall sind das Personen, die für die Personalführung verantwortlich sind, und ausgewählte Vorstandsmitglieder; wir gehen außerdem davon aus, dass wir bei Bedarf professionelle psychologische Hilfe von externen Expert/innen in Anspruch nehmen können).
5. Ein gut konzipierter Workshop zum Thema Kommunikation ist ein Muss.
Wenn du denkst, dass das Anti-Belästigungs-Training ein Vortrag über die Regeln des guten Benehmens ist… dann vergiss diese Vorstellung. Um ein solches Training durchzuführen, müssen die richtigen Bedingungen geschaffen werden, damit sich die Menschen sicher fühlen können. In unserem Fall erwies sich ein Workshop zum Thema Teamkommunikation, der von unserer Schulungs- und Entwicklungsmanagerin Wioletta Matusiak geleitet wurde, als großartige Idee. Wioletta ermutigte uns mit Hilfe von speziellen Karten für moderierte Teamarbeit, darüber zu sprechen, welche Art der Kommunikation wir bevorzugen, welche Aussagen uns angenehm sind und welche nicht, und wie wir gerne behandelt werden möchten. Der Workshop machte uns bewusst, wie wichtig es ist, auf unsere Art der Kommunikation zu achten und wie unterschiedlich wir manchmal dieselben Botschaften wahrnehmen. Dank einer leichten, freundlichen Formel ermöglichte uns diese Übung, ein schwieriges Thema auf eine effektive und sichere Weise anzusprechen.
Das ist noch nicht das Ende unseres Weges, jetzt müssen wir sicherstellen, dass das Verfahren eingehalten wird. Vor allem aber, das wiederhole ich, ist das Wichtigste die Prävention!
Wir sind gerne bereit, unsere Erfahrungen weiterzugeben. Wenn du reden möchtest, zögere nicht, mich direkt zu kontaktieren: natalia.cwik@wikimedia.pl
PS. Vielen Dank an meine wunderbaren Kolleginnen und Kollegen aus der Gruppe der Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer (EDs), die bereitwillig ihre bewährten Verfahren mit mir geteilt haben – es war sehr nützlich und informativ. Danke, Leute!