Fondation Wikimédia : Directives sur les politiques mondiales & Pratiques

Depuis sa création en 2003, la Fondation Wikimédia s’est développée parallèlement à nos projets – d’une petite organisation soutenant un effort de démarrage à l’hébergement de l’un des sites web les plus visités au monde et de l’une des plus grandes communautés de bénévoles en ligne. Notre mouvement mondial de bénévoles, comprenant des éditeurs, des développeurs, des administrateurs et des organisateurs mondiaux, est la force motrice de ce travail.

Qu’il s’agisse de développer notre base de code, d’améliorer nos logiciels, de préserver notre réputation, de défendre les droits numériques ou de soutenir les subventions, les programmes et les événements de la communauté, le personnel de la Fondation Wikimedia joue également un rôle important dans l’écosystème de la connaissance libre. Notre personnel vit dans le monde entier et apporte un large éventail de compétences dans les domaines de la technologie, de l’ingénierie, des produits, du design, des organisations à but non lucratif, des entreprises, du gouvernement et du bénévolat. Certains des plus anciens membres du personnel de la Fondation participent au mouvement Wikimedia depuis plus de vingt ans, tandis que d’autres sont de nouveaux Wikimédiens enthousiastes à l’idée de soutenir une vision commune. Comment une organisation comme la Fondation Wikimédia peut-elle mettre en place des systèmes de recrutement, des politiques et des avantages pour autant d’environnements spécifiques ?

Cet article est le deuxième d’une série de billets sur les pratiques de la Fondation en matière de recrutement, d’embauche et de gestion, afin d’offrir une vision plus claire des opérations quotidiennes. Le premier billet traitait de notre personnel travaillant à distance et de notre approche en matière de rémunération globale. Ici, nous allons partager des informations sur la manière dont nous essayons d’harmoniser le soutien au personnel basé dans toutes les régions du monde. Ces “lignes directrices mondiales” nouvellement créées représentent diverses politiques, pratiques et avantages destinés à faciliter notre façon de travailler ensemble en tant que membres du personnel, dans des dizaines de pays différents. Elles constituent une source d’information plus uniforme et harmonisée sur les pratiques en matière de travail et les avantages accordés au personnel de la Fondation. Ils fournissent également des orientations plus claires pour aider les responsables et le personnel dans tous les processus liés au personnel, du recrutement à la sortie (par exemple, les pratiques concernant le travail, les avantages, la rémunération, la gestion des carrières, l’apprentissage et le développement, etc.)

De nouvelles directives pour accompagner une main-d’œuvre mondiale

Avant la création cette année des Directives Mondiales, la Fondation Wikimédia gérait un ensemble disparate d’avantages et de politiques pour les employés dans les nombreux pays où nous employons du personnel. La gestion d’un large éventail de réglementations, d’exigences et de politiques localisées est bien plus complexe que ce que la plupart des gens imaginent, et a nécessité un investissement important de la part de l’équipe Talent et Culture de la Fondation. En 2022, la nouvelle Directrice Générale de la Fondation, Maryana Iskander, a lancé un projet avec le département Talents et Culture pour créer plus d’équité et de standardisation ( dans la mesure du possible) dans les politiques et directives de la Fondation à travers les nombreuses zones géographiques où notre personnel est basé. L’objectif de cette initiative était de créer une norme de base en matière d’avantages et de politiques pour les employés, qui pourrait ensuite être ajustée en fonction des exigences spécifiques des pays et pourrait être mise à jour par la Fondation de temps à autre. Il a fallu plus d’un an pour mener à bien cette initiative, mais une première version est entrée en vigueur en janvier 2023.

L’une des principales considérations pour les directives mondiales était de créer des approches communes pour le personnel basé aux États-Unis et le personnel mondial/non basé aux États-Unis. En décembre 2022, la Fondation Wikimédia employait environ 711 salariés dans 57 pays (ces chiffres changent régulièrement en fonction des départs et des arrivées). La Fondation étant enregistrée et ayant son siège aux États-Unis, elle est l’employeur direct du personnel basé aux États-Unis. La Fondation, comme beaucoup d’autres organisations, travaille avec des employeurs attitrés, qui assurent la conformité financière et juridique ainsi que le paiement en devises locales pour les quelque 49 % du personnel qui se trouvent en dehors des États-Unis. Les directives mondiales combinent des politiques et des avantages standardisés pour l’ensemble du personnel de la Fondation avec les différences spécifiques qui peuvent s’appliquer uniquement à un pays donné.

Créer une approche plus équitable pour l’ensemble du personnel 

Outre les salaires, les avantages sociaux sont un moyen important pour la Fondation d’attirer, d’engager et de retenir les talents, ainsi que d’offrir aux membres du personnel la sécurité nécessaire à leur bien-être pour qu’ils puissent bien remplir leurs fonctions. Tous les membres du personnel de la Fondation bénéficient d’un ensemble d’avantages de base, quelle que soit leur situation géographique. Ces avantages comprennent une couverture d’assurance maladie complète, des vacances et des congés de maladie, ainsi que l’accès à un plan de retraite. En outre, le personnel bénéficie d’avantages prévus dans leur contexte local, tels que des jours fériés supplémentaires. Les directives mondiales ont introduit une plus grande normalisation autour de nombreuses expériences et besoins communs de notre personnel. Il s’agit notamment d’expériences telles que le congé parental, les événements importants de la vie ou le vote aux élections locales.

Les directives ont également permis de mieux aligner nos processus au niveau mondial lorsque les membres du personnel quittent la Fondation. Cela inclut une nouvelle politique standardisée d’indemnités de départ pour le personnel à tous les niveaux, à savoir un mois d’indemnité de départ pour chaque année d’emploi, jusqu’à neuf mois (sauf si la législation locale en dispose autrement) – toute exception nécessite une recommandation conjointe du chef du département Talents et culture et du directeur juridique, avec l’approbation finale du directeur général. Les directives nous ont permis de rendre ces politiques et d’autres plus transparentes pour le personnel, quel que soit son lieu de résidence et de travail.

L’examen attentif de la culture et des politiques relatives à la gestion du temps est peut-être plus pertinent pour le travail quotidien d’un personnel travaillant à distance. Les pratiques de la Fondation visent à plus d’équité en offrant aux employés une certaine flexibilité et un équilibre entre vie professionnelle et vie privée, ainsi qu’une productivité et un temps de collaboration suffisants sur plusieurs fuseaux horaires différents. La plupart des membres du personnel coordonnent leurs horaires de travail avec leur responsable et leur équipe, en veillant à respecter des horaires de réunion équitables afin qu’aucun membre du personnel ou membre du personnel d’une région spécifique ne se rende toujours à des réunions à des heures difficiles. Cela peut être difficile à faire, mais les équipes essaient aussi d’apprendre les unes des autres. Ces méthodes de travail mettent généralement l’accent sur la collaboration, ce qui peut donner à de nombreux employés un emploi du temps très chargé en réunions. Par conséquent, de nombreux membres du personnel de la Fondation essaient d’équilibrer ce besoin en réservant du temps libre pour des projets qui nécessitent de la concentration, de la réflexion ou de la créativité.

Dans le cadre de notre engagement à suivre la recommandation “itérer et s’adapter” de la stratégie du mouvement, la Fondation essaie régulièrement d’en apprendre davantage sur ces sujets auprès d’autres personnes – y compris les affiliés de Wikimédia, les organisations technologiques pertinentes et d’autres ONG réparties géographiquement (bien que nous n’en ayons pas encore trouvé une avec plus de pays d’embauche !) Ce processus d’apprentissage se poursuivra au fur et à mesure que nous comprendrons ce qui fonctionne pour les autres, tout en adaptant ces idées à nos besoins spécifiques. Pour le personnel de la Fondation, la dernière version de nos directives est toujours disponible sur l’intranet de la Fondation ou en contactant notre département Talent & Culture.

Prochainement dans cette série, la Fondation partagera des informations sur son plan annuel, la diversité de son personnel au niveau mondial et la publication de son formulaire fiscal 990 pour l’exercice 2021-2022.