Après avoir siégé au Comité des Fonds régionaux de la région MEA : Perspectives et recommandations

Conformément à l’orientation stratégique des recommandations pour la stratégie 2030, aux recommandations pour la stratégie du mouvement au sens large et à la stratégie des subventions, la Fondation a mis en place sept comités des fonds régionaux. Ces comités régionaux jouent un rôle crucial en assurant une meilleure allocation des ressources aux initiatives communautaires au sein du mouvement, en étant plus proches des bénéficiaires et en comprenant mieux leurs besoins et leurs objectifs.

Après avoir eu l’honneur de faire partie du comité régional de la MEA pendant deux ans (d’août 2021 à juillet 2023), nous sommes ravis de partager nos précieuses observations et de proposer des recommandations aux futurs bénéficiaires de subventions dans ce billet de blog.

Ce que nous avons appris de cette expérience

Yamen Bousrih : « Convaincu de l’importance d’un comité des fonds régional pour favoriser un engagement communautaire plus étroit, j’ai eu le privilège de siéger au comité des fonds régional de Wikimedia pour l’Afrique et le Moyen-Orient au cours des deux dernières années. Je suis fier de ma contribution à l’évaluation et au soutien de projets à fort impact dans la région, une expérience qui m’a offert une chance unique de collaborer avec des personnes dévouées et d’observer les transformations positives que nos subventions ont facilitées dans les communautés. »

Mwintirew : « Faire partie du comité régional a été une expérience enrichissante ; cela m’a appris la véritable essence de la prise de décision collaborative et de la défense de la diversité et de l’inclusion. C’est comme diriger une symphonie : écouter des points de vue différents, gérer des discussions complexes et trouver un terrain d’entente pour allouer les ressources. En tant que membres du comité, nous représentons nos régions et veillons à ce que nos décisions reflètent la diversité de nos communautés, indépendamment du sexe, de l’origine ethnique, de l’âge ou du lieu dans le mouvement Wikimedia. »

Ndahiro Derrick : « Les dialogues qui ont précédé les décisions de subventions m’ont permis d’identifier divers atouts non financiers au sein de chaque communauté. Souvent reléguées au second plan dans la recherche d’un soutien financier pour avoir un impact, ces ressources non monétaires jouent un rôle vital. Je félicite l’équipe des Ressources Communautaires d’avoir favorisé cette opportunité par le biais du Comité des Fonds régionaux. »

Joy Agyepong : « Ce fut un parcours plein de longues discussions et de débats qui ont cherché à traduire de manière cruciale l’équité et un processus d’évaluation adéquat. Cela a également aiguisé mes compétences analytiques et m’a fait découvrir une richesse de connaissances diversifiée, tout en appréciant la véritable essence d’un esprit d’équipe collaboratif. Malgré les défis mais aussi les récompenses, en tant que membre du comité, j’ai eu le privilège de constater l’étendue de la sphère Wikimedia, un écosystème qui incarne des projets novateurs très riches et diversifiés dont les efforts reflètent l’importance de l’éducation ouverte, des ressources et de de l’inclusion. Je tiens à remercier chaleureusement les membres passés, présents et futurs ! »

Euphemia Uwandu : « Ce fut un parcours instructif d’écoute profonde avec l’équipe des Ressources communautaires du WMF, les Responsables de programme, les bénéficiaires et leurs communautés diverses, qui a influencé l’élaboration de nos processus de prise de décision et de notre cadre de soutien. Nos moments d’examen et de discussion collectifs ont fait émerger des prises de conscience essentielles : il est indispensable de privilégier les bénéficiaires et leurs communautés par rapport à nos propres intérêts, et notre rôle est de les soutenir et non de les critiquer. »

Eben Mlay : « Grâce à ma participation au Comité, j’ai acquis une compréhension profonde de l’importance d’encourager la participation de la communauté. Le fait de siéger au comité m’a permis de contribuer activement à l’évaluation et au soutien de projets ayant un impact dans la région. Cette expérience a été instructive, car elle a mis en évidence l’importance de la prise de décision collaborative et du plaidoyer en faveur de la diversité et de l’inclusion. Comme pour conduire une symphonie, il s’agit d’écouter des points de vue différents, de mener des discussions complexes et de trouver un terrain d’entente afin d’allouer les ressources. Les dialogues qui ont précédé les décisions de subvention ont révélé les atouts non financiers souvent négligés au sein de chaque communauté, soulignant leur rôle vital dans l’obtention d’un impact sur le long terme. Ce parcours a aiguisé mes compétences analytiques, m’a exposé à une mine de connaissances et a souligné l’importance d’un esprit d’équipe collaboratif. Dans l’ensemble, en tant que membre du comité, l’expérience a été à la fois éprouvante et gratifiante, favorisant l’écoute, l’équité et l’appréciation du rôle de soutien que le comité joue dans l’écosystème Wikimedia dans son ensemble. »

Ayokanmi Oyeyemi : « En tant que membre du Comité des Fonds régionaux, j’ai beaucoup appris sur le travail d’équipe, la collaboration et la façon de lire dans l’esprit des bénéficiaires. Ces compétences inestimables m’ont non seulement aidé à contribuer efficacement au comité, mais ont également joué un rôle clé dans le succès des fonds de soutien communautaire de Wikimedia UG Nigeria auxquels j’ai contribué. Grâce à mon expérience au sein du comité, j’ai acquis une meilleure compréhension des méthodes d’évaluation des candidatures aux subventions, du travail avec des équipes diversifiées et de la gestion de projets complexes. Dans l’ensemble, ma participation au comité a été une expérience vraiment enrichissante qui m’a aidée à devenir une dirigeante et une collaboratrice plus efficace dans tous les domaines de mon travail. »

Recommandations pour les futurs bénéficiaires

• Déposer une demande de subvention : l’obtention d’une subvention peut être une excellente occasion de mener des activités dans des conditions favorables. Toutefois, il est important de noter que la fondation n’accorde de subvention qu’aux personnes qui déposent une demande. Les subventions sont attribuées aux candidats, nous vous encourageons donc à saisir cette opportunité et à déposer votre demande sans hésiter !
• Bien connaître le calendrier de candidature : il est essentiel de connaître le calendrier régional afin de s’assurer de respecter les délais et d’avoir suffisamment de temps pour préparer la candidature. Vous pouvez accéder au calendrier sur Meta en utilisant les liens suivants : ^{1 2}.
• Demander l’accès au portail Fluxx : n’oubliez pas que toutes les demandes doivent être soumises via le portail Wikimedia Foundation Funds Grantee Portal, accessible à l’adresse suivante : https://wmf.fluxx.io. Pour déposer votre demande, vous devez disposer d’un compte sur ce portail. Pour obtenir un compte, vous devez soumettre une requête, qui est généralement traitée dans les 24 heures. Vous trouverez sur YouTube des vidéos très instructives qui vous guideront dans le processus de demande de compte et de connexion à Fluxx ^{3 4}.
• Prendre contact avec le comité : n’hésitez pas à contacter les membres du comité si vous avez besoin de précisions ou si vous avez des questions. S’il s’agit de votre première demande de subvention, nous vous recommandons vivement de demander une réunion pour présenter votre groupe ou votre communauté.
• Impliquer votre communauté : il est essentiel d’impliquer votre communauté par le biais de différents canaux de communication pour que votre demande de subvention soit réussie. Entamez des échanges et encouragez votre communauté à partager des idées de projets au moins un mois avant la date butoir. Cette approche collaborative améliore la qualité des propositions et favorise le sentiment d’appartenance de la communauté au processus de subvention.
• Aligner vos activités et stratégies sur les objectifs : lors de la planification de votre proposition, veillez à ce que vos activités et stratégies s’alignent parfaitement sur vos objectifs ou sur le changement envisagé. Cet ancrage est crucial pour la cohérence et l’efficacité globales de votre projet.
• Choisir des indicateurs clés de performance (KPIs) raisonnables. Lors de la formulation de votre proposition de subvention, il est recommandé de sélectionner des indicateurs clés de performance (KPIs) qui ne sont pas seulement ambitieux, mais aussi réalistes et mesurables. Le choix d’indicateurs de performance clés raisonnables est essentiel pour évaluer avec précision l’impact de votre projet et garantir sa réussite. Concentrez-vous sur des indicateurs qui correspondent aux objectifs de votre projet, qui peuvent être facilement suivis et qui fournissent des informations significatives sur vos progrès.
• Rédiger un budget clair et détaillé : pour rationaliser le processus de demande de subvention et faciliter une communication efficace, il est recommandé de présenter un budget complet et détaillé. Un budget bien documenté minimise le besoin d’une longue correspondance, offre une vue d’ensemble claire de vos besoins financiers et garantit la transparence. En fournissant une répartition détaillée des dépenses, vous permettez aux évaluateurs de mieux comprendre les besoins financiers de votre projet. N’oubliez pas que nous sommes un secteur à but non lucratif et que nous dépendons des dons. Il est donc fortement recommandé d’éviter les dépenses inutiles qui n’ont aucune valeur pour vos projets. De même, si vous ne maîtrisez pas la gestion des feuilles de calcul, n’hésitez pas à demander de l’aide.
• Choisir son personnel de manière judicieuse : si l’embauche de personnel rémunéré est cruciale pour l’exécution de tâches spécifiques, il est conseillé d’examiner attentivement le nombre de personnes employées. La gestion d’une équipe plus importante peut s’avérer complexe. Il est donc prudent de rationaliser les tâches dans la mesure du possible, en permettant à la même personne de gérer plusieurs responsabilités plutôt que d’opter pour une redondance inutile.
• Sélectionner un sponsor fiscal : si vous n’êtes pas officiellement enregistré en tant qu’association dans votre pays, il est recommandé d’étudier la possibilité de sélectionner un sponsor fiscal. Celui-ci peut vous apporter un soutien administratif et financier précieux, vous permettant de poursuivre vos initiatives de manière efficace tout en respectant les cadres réglementaires nécessaires.

Et pour conclure,

• Ne pas attendre le dernier jour : pour réduire le risque de difficultés imprévues, n’attendez pas le dernier jour pour déposer votre demande sur Fluxx. En déposant votre demande à l’avance, vous évitez les problèmes potentiels liés à la loi de Murphy et vous garantissez un processus de demande plus fluide et plus fiable.

Bonne chance pour votre demande de subvention !

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